La elección de este programa se debe, en primer lugar, a la ventaja de que los documentos en formato CSV que se generan con él disponen de una gran compatibilidad con el resto de los programas que hemos utilizado. Otra razón es la gran difusión de la que goza el programa, por lo que podemos suponer un conocimiento relativo de sus funciones. Por esto y por las numerosas posibilidades de ayuda que ofrece en línea apenas supone dificultades y se presta también para colaboradores sin mucha experiencia técnica. Puede ser sustituida por LibreOffice  cuyas funciones son algo menores, pero no impedirán las aplicaciones que mencionaremos a continuación.

1.1 Consideraciones preliminares para el trabajo con Excel

Para trabajar con programas computacionales es fundamental la organización sistemática y exacta de los datos, ya que sólo sobre una base de datos fiables es como se podrán obtener resultados válidos. Aunque esto pueda parecer una perogrullada, es un hecho tan elemental que conviene recordarlo. Cuanto más grande es la cantidad de datos, menos importantes son los fallos, pero también mucho más probables. Sobre todo es necesario utilizar siempre los mismos conceptos, las mismas ortografías y los mismos sintagmas, ya que un simple espacio mal puesto implicaría que el programa no pueda reconocer la entrada y se pierda por completo su utilidad.
Antes de comenzar con la recogida de datos hay que fijar los objetivos de la investigación y hacerse preguntas de este tipo: ¿qué se quiere investigar exactamente y qué tipo de informaciones se necesitan para lograr resultados? ¿Cómo se encuentran y cómo se sistematizan los datos necesarios? ¿Se trata de una investigación procesual y abierta al futuro, cuyos datos hay que reutilizarlos en otros contextos (como debería ser la norma en proyectos de las Humanidades Digitales), o de un proyecto singular cerrado? ¿Hay que trabajar a solas o en equipo (como correspondería al ímpetu colaborativo de las DH)?, etc., etc. Cuanto más exactamente se defina qué y cómo investigar mayor será la eficacia y menor la necesidad de correcciones y ajustes posteriores.
Aparte de la exactitud a la hora de buscar y de recoger los datos es de gran ayuda estructurarlos de una forma clara y bien definida, para lo cual Excel presenta la posibilidad de utilizar diferentes hojas de cálculo. Como, por lo que se refiere a la extensión de los datos, el programa no está muy reestructurado (se limita a un máximo de columnas y filas dependiendo del formato elegido), la delimitación de la estructura corre a cargo del usuario. Si se registran, calculan y analizan todos los datos en una sola hoja de cálculo podemos tener la impresión, mientras trabajamos, de que estamos ante un panorama claro y abarcable. Pero si se quiere volver más tarde sobre los datos o si se reparte el trabajo entre varios participantes de un proyecto, hay que establecer una estructuración que facilite la localización de determinado tipo de datos y su procesamiento posterior. También conviene, en este sentido, premeditar bien sobre el modo de proceder que resulte lo más eficiente posible para evitar correcciones posteriores o constantes reelaboraciones debido a ambivalencias en las categorías.
Estas reflexiones las queremos concretizar con un ejemplo tomado de la génesis de nuestro proyecto: la hoja de datos de Contemporáneos se estableció al principio para un único análisis en el que se trataba de presentar la revista en todos sus detalles y aspectos. Como base se utilizó un índice impreso ya establecido (cf. Sheridan 1988). La presentación se hizo en alemán, de modo que también los datos se estructuraron con categorizaciones en esta lengua. La forma de la hoja de datos contaba con una cohesión interna y sólo a los participantes les resultaba todo claro. Para este proyecto expuesto aquí, sin embargo, se necesitaba un marco mucho más abierto, ya que las visualizaciones van dirigidas a un público internacional, por lo que hubo que cambiar del alemán al inglés. También algunos datos perdieron su relevancia y tuvieron que ser reestructurados. En la hoja de datos originaria se podían utilizar las categorías de géneros literarios propuestos en el índice impreso por resultar pertinentes para el análisis de una revista determinada. Pero las categorías perdían su validez cuando se procedía a comparar diferentes revistas, por lo que hubo que reorganizar el corpus de datos, lo que resultó ser una ardua tarea. Para las otras revistas se trabajó desde el principio con una estructura más abierta, utilizando  parámetros que permitían la comparación y un solo idioma (el inglés, en este caso).
El trabajo con Excel en equipos que o bien reúnen datos buscados en línea o bien se turnan para generar una base de datos en el programa supone tanto nuevas perspectivas como retos. Una ventaja evidente de la labor en equipo es que se logra una mayor rapidez y cantidad de datos en proyectos de larga duración. Pero la otra cara de esta forma de organización es la necesidad de un buen reparto de tareas y de la fiabilidad absoluta de los miembros del equipo, porque la producción de errores en la búsqueda y las posibles pérdidas o confusiones que se puedan dar en la trasposición de los datos obligarían a rehacer lo hecho por completo. Sólo una clara división del trabajo evita estos riesgos y permite integrar fácilmente nuevos miembros en el equipo. La planificación de las tareas individuales, sin embargo, implica un profundo conocimiento en la materia. Antes de la configuración de los datos conviene adquirir nociones básicas en el uso de Excel. Es aquí donde entra en juego la ventaja de la gran difusión del programa, ya que, debido a la gran cantidad de usuarios, se encuentra un sinfín de tutoriales en la red.  La inversión de tiempo se vuelve rápidamente rentable y resulta especialmente útil para proyectos de gran alcance y con necesidad de gran eficacia en la trasposición de los datos. Sobre todo en trabajos en grupo conviene tener preparada de antemano una serie de tutoriales para que los colaboradores adquieran rápidamente conocimientos prácticos básicos y para facilitar la comunicación e intercambio internos.

1.2 La representación visual de datos en Excel

La base de las visualizaciones que se presentan aquí está formada por metadatos de las revistas seleccionadas como títulos de las contribuciones, autores, número de revista, etc. En un primer paso, los datos se pasaron en una hoja de cálculo de Excel para, después, elegir formas adecuadas de visualización. Algunas de ellas ya se ofrecen en el programa en forma de gráficos y tablas. Se pueden establecer directamente estadísticas de, por ejemplo, los valores y representarlos en diagramas. Del mismo modo se pueden relacionar y comparar los valores de las hojas, así como también calcular su media o el desarrollo temporal y alistar los resultados. Muchas de estas funciones las hemos utilizado para un primer análisis digital de los datos en nuestro proyecto como se podrá ver en algunos ejemplos que presentaremos a continuación. Pero siempre conviene reflexionar sobre el sentido y la utilidad que aporta una representación gráfica, tal y como lo muestra una estadística sobre el reparto  de los autores por su condición genérica en nuestro corpus. No resulta extraño que a finales del primer tercio del siglo XX la participación de mujeres sea mínima. Visualizar este hecho en un diagrama de torta no aportaría nada. En este caso seguramente sirve más adentrarse directamente en los pocos artículos de ellas para analizar su relevancia. Sin embargo, la preparación de los datos en Excel puede servir también en un caso así para seleccionar rápidamente a las autoras y para observar el desarrollo de sus contribuciones a lo largo de la revista, lo que podría revelar los motivos de su inserción en la revista, como lo podremos constatar más adelante en el caso concreto de Hora de España. Además, pequeños datos, aparentemente sin mucha importancia, más tarde pueden resultar interesantes en el marco de otras investigaciones. Si, para seguir con nuestro ejemplo, se dispusiera alguna vez de suficientes datos para poder representar el desarrollo de la escritura femenina en revistas culturales a lo largo del siglo xx, estos datos cobrarían nueva relevancia.
Para trabajar con éxito con Excel, lo importante es tanto la buena planificación y la configuración exacta de los datos como la adquisición de saberes básicos sobre las funciones del programa. Esto permitirá no sólo la creación de una base de datos fácilmente exportable sino también primeras visualizaciones directas.